Vacature medewerker secretariaat KUNSTacademie

Als medewerker secretariaat van de KUNSTacademie ben je het organisatorische talent dat leerlingen en ouders professioneel te woord staat, zowel telefonisch als via e-mail. Je ondersteunt het team met diverse administratieve taken.
Je verwerkt vlot leerlinginformatie, volgt betalingen op en helpt bij de organisatie van evenementen en activiteiten.

De secretariaatsmedewerker Kunstacademie werkt onder de leiding van en rapporteert aan de directeur Kunstacademie.

Kerntaken

• Je staat de leerling en ouders te woord, zowel telefonisch, per mail als aan het onthaal.
• Je staat in voor de backoffice ondersteuning van het team, zoals het verwerken van leerlingen info in DKO3, opvolging van aanwezigheden, opvolgen van betalingen, verzamelen van informatie voor brochures en evenementen, e.a.
• Je ondersteunt de collega’s bij het uitwerken van projecten, activiteiten en evenementen.
• Je bent bereid 2 avonden tot 20 uur en zaterdag tot 14 uur te werken.

Vakspecifieke competenties

• Je kan administratieve taken tot een goed einde brengen.
• Je bent zowel mondeling als schriftelijk taalvaardig, zodat je de leerlingen en ouders correct te woord kan staan.
• Intensief telefonisch contact met leerlingen en ouders schrikt je niet af.
• Je bent in staat rustig te blijven wanneer een leerling of ouder zijn ongenoegen uit en je kan een gepaste oplossing aanbieden.
• Je hebt basiskennis DKO3 of je bent bereid je hier op korte termijn in bij te scholen.
• Je hebt basiskennis Office (word – excel) of je bent bereid je hier op korte termijn in bij te scholen.
• Je hebt basiskennis website builder of je bent bereid je hier op korte termijn in bij te scholen.

Wat bieden we?

• Een voltijdse aanstelling voor onbepaalde duur.
• De inloopperiode bedraagt 6 maanden.
• Een maandloon volgens loonschaal 202.
• Uurrooster volgens afspraken, afhankelijk van de werking van de kunstacademie.
• Een uitgebreid verlofstelsel gelijklopend met schoolverloven (met uitzondering van 12 vastgestelde werkdagen in de zomervakantie).
• Integrale terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Een fietsvergoeding van € 0,35 per km.
• Gratis vaccinatie tegen griep.
• Ruime opleidingsmogelijkheden.
• Voordelen via de PlusPas (GSD-v).
• Leuke activiteiten: nieuwjaarsreceptie, afterwork drink, personeelsfeest, teambuilding.

Wie zoeken we?

• Je beschikt over de competenties uit de functiebeschrijving; mogelijks met relevante ervaring als administratief bediende binnen het onderwijs.
• Je bent in het bezit van een diploma van hoger secundair onderwijs.
• Affiniteit met onderwijsmaterie is een pluspunt.

Hoe verloopt de selectie?

Er wordt een preselectie op basis van cv en motivatiebrief voorzien indien er zich meer dan 15 kandidaten aanmelden voor de selectieprocedure.

De 15 hoogst scorende geslaagde kandidaten worden uitgenodigd om deel te nemen aan de selectie. Het resultaat van de preselectie telt niet mee voor het resultaat van de eigenlijke selectie, maar is wel eliminerend.

Het examenprogramma bestaat uit twee delen:

• een schriftelijk examen (thuisopdracht) op donderdag 23 januari 2025 van 18 tot 21 uur.
• een jurygesprek op donderdag 30 januari 2025 vanaf 9 uur.

Om aan het eind als geslaagd te worden beschouwd, moet je minstens 50 % behalen op elke selectieproef en 60 % op het totaal van de selectie.

De hoogst gerangschikte kandidaat wordt eerst gecontacteerd om aangesteld te worden. De geslaagde kandidaten die niet worden aangesteld, worden in een wervingsreserve opgenomen.

Hoe solliciteren?

Als je wil solliciteren, hebben wij volgende documenten ten laatste op maandag 13 januari 2025 nodig:

• Uitgebreid curriculum vitae.
• Motivatiebrief waarin je uitlegt waarom deze functie iets voor jou is. Laat ons ook weten hoe je van de vacature op de hoogte bent.
• Diploma.
• Uittreksel uit het strafregister dat maximaal 3 maanden oud is op datum dat je indient; stuur een motivatie mee als het een precedent vermeldt (inwoner van Wetteren: je kan het attest online aanvragen).

Je stuurt de documenten ten laatste op 13 januari 2025 naar lieven.degeest@wetteren.be. Wij behandelen enkel tijdige en volledige sollicitaties.

Meer weten?

Over de selectieprocedure: contacteer Martine Vervaet, secretariaatsmedewerker op martine.vervaet@wetteren.be.

Over de functie-inhoud: contacteer Lieven De Geest, Directeur Kunstacademie via lieven.degeest@wetteren.be op het nummer 0476 21 34 39.