Doelstelling 5: Sterk Wetteren

De vijfde doelstelling van Plan W gaat over de werking van gemeente en OCMW zelf. We bouwen de komende zes jaar aan een sterke, toegankelijke organisatie met tevreden medewerkers, die handelen volgens de waarden van het lokaal bestuur: Samenwerking, Professionaliteit, Enthousiasme,  Klantgerichtheid.

Het lokaal bestuur is gericht op samenwerking, zowel tussen de medewerkers onderling als met alle partners: bevolking, andere overheden, organisaties, ondernemers … Bij elk project zoeken we actief naar de meest geschikte vorm van participatie, van informeren tot het zelf laten organiseren.

We willen een organisatie worden waar de medewerkers zich goed voelen in hun job en dat enthousiasme ook uitstralen. In de dienstverlening van Wetteren moeten in de toekomst nog meer de inwoners, verenigingen en ondernemers centraal staan. Toegankelijkheid en bereikbaarheid van alle doelgroepen staat voorop. Met het oog op een betere dienstverlening zetten we volop in op (technologische) vooruitgang.

Wanneer Wetteraars meldingen of zelfs klachten willen doorgeven, wil het lokaal bestuur ervoor zorgen dat die snel en klantvriendelijk behandeld worden. Hierbij kunnen Wetteraars op de meest eenvoudige manier meldingen en klachten doorgeven, waarna de betrokken diensten deze op een gelijkwaardige, efficiënte, professionele en klantgerichte manier behandelen.

Actieplannen

Actieplan 5.1 Het lokaal bestuur rolt tegen 2022 een krachtig personeelsbeleid uit.

Actie 5.1.1 We ontwikkelen onze leidinggevenden tot échte coaches van hun team tegen 2021.

We zetten in op coachend leiderschap. We vormen en begeleiden de leidinggevende hierbij. Onze leidinggevenden maken van hun dienst een (h)echt team en stimuleren de samenwerking door als coach op te treden binnen hun team. Ze zullen de gesprekspartner worden van de medewerkers voor hun verdere groei en ontwikkeling.

Actie 5.1.2 Tegen 2021 hebben wij een sterk opleidingsbeleid en -aanbod, op basis van competentiemanagement.

Binnen de twee jaar werken we een sterk opleidingsbeleid en -aanbod uit, dat zowel interne als externe opleidingen aanbiedt en coördineert. In samenhang en aanvullend hierop voeren we competentiemanagement in: welke competenties zijn nodig voor welke functies? We brengen in beeld welke mix van competenties we nodig hebben voor de werking van het team of de dienst, en zetten in op  opleidingen of coaching voor de ontwikkeling van competenties.

Actie 5.1.3 We ontwikkelen tegen 2022 een nieuw persoonlijk ontwikkelingsbeleid, met een sterke focus op vertrouwen, welbevinden, veerkracht en persoonlijke en professionele ontwikkeling.

We rollen een nieuw evaluatiebeleid uit voor iedere medewerker, gebaseerd op het systeem van coachend leiderschap, met permanente feedback. Op reguliere basis zijn er persoonlijke ontwikkelingsgesprekken tussen de medewerker en de leidinggevende. We groeien naar een organisatie waarin vertrouwen centraal staat, met veerkrachtige medewerkers, die binnen een duidelijk kader de hoogst mogelijke mate van autonomie mogen en durven inzetten.

Actie 5.1.4 We bouwen tegen 2022 samen aan een nieuwe organisatiecultuur, gebaseerd op onze kernwaarden.

We leggen stap voor stap een weg af met het hele lokaal bestuur. De kernwaarden samenwerken, professionaliteit, enthousiasme en klantgerichtheid staan centraal in het cultuurtraject. Er is tijd en ruimte op individueel en teamniveau om dit traject af te leggen. Er is ruimte en zin voor verantwoordelijkheid. Hieraan gekoppeld gaan we in de toekomst anders om met teambuilding, waarbij we sterker willen zijn op het vlak van samenhorigheid, ziekteverzuim, en vlot samenwerkende hechte teams.

Actieplan 5.2 Het lokaal bestuur Wetteren zet extra in op professionalisering.

Actie 5.2.1 We kiezen systematisch voor projectmatig werken.

Medewerkers leren projectmatig werken en krijgen ondersteuning, tijd en ruimte bij het opzetten van de juiste projectgroepen. Er komt een centrale coördinatie voor de opvolging van alle projecten, met een uniforme methodiek, de begeleiding van projectleiders en -teams, de rapportering van de projectvoortgang, ... We versterken de structurele samenwerking, overleg en afstemming tussen de teams door een gezamenlijke planning en team/departementsoverschrijdende benadering van grotere projecten.

Actie 5.2.2 We onderwerpen vanaf 2020 elk project van ons lokaal bestuur aan een participatietoets, armoedetoets, ouderentoets en jeugdtoets, met het oog op een zo groot en breed mogelijke betrokkenheid van de Wetteraars, met bijzondere aandacht voor jeugd en mensen in armoede.

Via actie 5.2.1. voeren we het projectmatig werken in onze organisatie in. Bij elk dergelijk gedefinieerd “project” engageren we ons dat een deel van de aandacht en energie zal gaan naar een participatietoets, armoedetoets en jeugdtoets: wat kunnen we op elk van deze vlakken doen doorheen de loop van elk project, zodat het project bijdraagt aan draagvlak creërend en participatief werken, armoedevermindering en de “jeugdbril”?

Actie 5.2.3 We voeren tegen 2021 een managementrapportagesysteem binnen ons lokaal bestuur in.

We introduceren een managementrapportagetool die inzicht geeft in alle aspecten van beheer en beleid van ons lokaal bestuur zoals het budget, het personeel, dienstverleningsafspraken, het verloop van projecten, … We streven naar een professioneler beheer van middelen en processen waardoor we doelgerichter kunnen werken en adequaat bijsturen waar mogelijk.

Actie 5.2.4 We tillen tegen 2024 kritieke processen naar de hoogste mate van administratieve vereenvoudiging en digitalisering. (wijziging dec 2021)

We zetten zowel in op externe en interne vereenvoudiging en digitalisering. Extern kan dit gaan over: "My e-box" uitbouwen, verminderen papierstroom, alle overheidsdocumenten zijn voor de inwoner digitaal beschikbaar, afstemming tussen de toepassingen, koppeling naar "Mijn Burgerprofiel", uitbouw digitaal loket, vereenvoudigen aanvraagprocedures. Intern betekent dit aangepaste sjablonen voor besluiten, digitaler personeelsbeheer, ... We hebben extra aandacht voor het ondersteunen en opleiden van personen die over minder digitale capaciteiten beschikken.

Actie 5.2.5 Tegen 2021 verlopen de ondersteunende processen op eenzelfde transparante wijze voor gemeente, AGB en OCMW.

We zullen werken volgens concrete transparante processen en procedures. Er zijn realistische dienstverleningsafspraken, er is transparantie in planning. Aanwezigheid op de werkvloer van de ondersteunende diensten doorheen het hele lokaal bestuur is het uitgangspunt voor de goede samenwerking. Een betere samenwerking en afstemming tussen de primaire en ondersteunende processen leidt tot een professioneler lokaal bestuur waar projecten en activiteiten een vlottere doorgang hebben en de burgers betere dienstverlening kunnen verwachten.

Actie 5.2.6 We informeren en betrekken elke werknemer via een uitgewerkt arsenaal aan interne communicatie vanaf 2020.

Onze interne communicatie is gericht op deze verbondenheid, is wervend en helder. De interne communicatie is zowel taak- als welzijnsgericht, en bereikt elke werknemer. Er zijn duidelijke interne communicatiemiddelen op maat van het lokaal bestuur, met afspraken over inhoud, toon en beheer: een vernieuwde personeelsnieuwsbrief en een vernieuwd intranet. Iedereen weet wat zijn communicatieverantwoordelijkheden zijn, en langs welke weg hij geïnformeerd wordt en zelf actief informatie kan zoeken.

Actie 5.2.7 Alle pc-werkers gebruiken dezelfde duidelijke datastructuur voor het bewaren, consulteren en bewerken van actuele werkdocumenten vanaf 1 januari 2024.

We voeren organisatiebreed een uniforme datastructuur in. Elke medewerker vindt makkelijk zijn informatie terug en kan die makkelijk delen voor een vlotte samenwerking. Er is een toegankelijke ontsluiting (bv dienst- of departementspecifieke portaalpagina op Intranet, projectomgeving…), waar ook alle noodzakelijke ondersteunende informatie te vinden is (FAQ-lijst, organogram met foto en taken en eventueel extra vaardigheden, lopende projecten, in- en uitdiensten,...).

Actie 5.2.8 De behandeling van klachten en meldingen verloopt snel en klantvriendelijk, met efficiënte processen en geschikte software.

We werken een organisatiebreed systeem uit voor de opvolging van klachten en meldingen. Hierbij kunnen burgers op de meest eenvoudige manier meldingen en klachten doorgeven, waarna de betrokken diensten deze op een gelijkwaardige, efficiënte, professionele en klantgerichte manier behandelen. De communicatie rond dit alles is transparant.

Actieplan 5.3 Het lokaal bestuur Wetteren vergroot haar klantvriendelijkheid en toegankelijkheid

Actie 5.3.1 Wie contact heeft met het lokaal bestuur Wetteren krijgt een warm onthaal

Bij ieder contact met het lokaal bestuur krijgt de Wetteraar een warm onthaal. Bij elke administratieve afhandeling door onze gemeentelijke diensten bij een (in)formeel contact verwelkomen we de Wetteraar met onze gastvrijheid. De band tussen inwoners en de administratie is van bij aanvang hartelijk.

Actie 5.3.2 We vergroten de toegankelijkheid van de dienstverlening voor klanten van de administratieve diensten, specifiek in het gemeentehuis.

We vergroten de toegankelijkheid van de dienstverlening aan de burger. In het gemeentehuis doen we dit bijvoorbeeld door momenten van vrije inloop te creëren naast het werken op afspraak voor een aantal producten en door het direct afleveren van een aantal producten. We  optimaliseren de telefonische bereikbaarheid, door het correct en tijdig beantwoorden van vragen en het verstrekken van informatie over werking van het gemeentehuis, bereikbaarheid en digitale producten/diensten… We vertrekken vanuit de klant om te beslissen wat we gaan doen, vervolgens doen we wat we beslist hebben en voelen we ons verantwoordelijk voor de afhandeling en opvolging.

Actie 5.3.3 We zetten in op wijkantennes om dienstverlening naar de wijken brengen.

We brengen onze dienstverlening naar de wijken en verbeteren daarmee onze bereikbaarheid. We werken een systeem van wijkantennes uit en onderzoeken welke diensten we gaan aanbieden.